CBIS (COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM)
Oleh :
Muhammad
Maulana Sidiq
NIM: 432140100xx
ABSTRAK
Sistem informasi
memiliki banyak peranan dalam suatu organisasi / institusi / perusahaan
diantaranya adalah : turut serta dalam pelaksanaan tugas rutin; mengaitkan
perencanaan, pengerjaan, dan pengendalian dalam sistem; mengkoordinasikan
subsistem-subsistem; dan mengintegrasikan subsistem-subsistem yang ada. Selain
memiliki banyak peranan, system informasi memiliki banyak kemampuan juga,
dimana dengan kemampuan yang dimiliki diharapkan dapat meningkatkan
produktivitas, mengurangi biaya-biaya tertentu, meningkatkan servis terhadap
konsumen, dan yang tidak kalah pentingnya adalah adanya peningkatan dalam
pengambilan keputusan.
Keluaran/output/hasil
dari sistem informasi adalah informasi. Pengguna informasi dapat dikategorikan
menjadi 3 yaitu manajer/pimpinan, non manajer, dan orang-orang atau organisasi
di luar organisasi. Informasi merupakan sumber daya konsepsual dan menduduki
level yang sama pentingnya dengan sumber daya fisik yang lain yaitu manusia,
material, mesin, dan uang.
Sebuah sistem informasi berbasis
computer mempunyai pola yang jelas yaitu
system induk (super system), subsistem dan subsubsistem sampai dengan system
yang terkecil yang tidak dapat diuraikan lagi. Sistem ini menggunakan perangkat
keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer,
prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.
Di dalam menjalankan system informasi yang berbasis computer perlu di perhatikan
berbagai dukungan baik itu berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal)
maupun dari luar organisasi (eksternal) dengan maksud bahwa penyediaan
informasi yang berbasis computer tersebut apakah berdampak baik untuk semua
kegiatan perusahaan atau tidak dan apakah pihak luar dari organisasi dalam hal
ini konsumen, supplier, kelompok serikat
pekerja, kelompok institus keuangan, kelompok pemegang saham, institusi
pemeritah, kelompok masyarakat global dan kelompok competitor (pesaing)
mendukung atau tidak siap untuk bersama-sama menjalankan system tersebut.
Perusahaan atau
organisasi yang sukses didalam era globalisasi saat ini adalah perusahaan
yang mampu memperoleh informasi yang
didapat dari hasil pengolahan data, data bisa mengalir dari berbagai sumber
seperti : konsumen yang membeli produk atau
layanan, penjual yang menyediakan barang, bank, institusi pemerintah, dan sebagainya.
Dari data yang diperoleh dari berbagai sumber tersebut yang selanjutnya diolah
dengan berbagai komponen-komponen yang saling terkait satu dengan yang lainnya
sehingga menjadi sebuah informasi yang berguna bagi perusahaan atau organisasi
tersebut didalam pengambilan keputusan.
Dari hasil-hasil
penelitian menunjukan telah terbukti bahwa perusahaan yang mampu memanfaatkan
dengan maksimal sumber daya strategis lewat sistem informasinya akan dapat
beradaptasi dengan baik dengan lingkungannya beserta seluruh dinamika yang ada.
Sistem informasi sebagai sumber daya strategis memegang peranan yang signifikan
dalam memberikan masukan dan feedback bagi perusahaan untuk merumuskan kembali tujuannya
yang berimplikasi pada perubahan strategi dan perilaku organisasinya.
Kata-Kata Kunci
: Informasi,system,computer.
1. PENDAHULUAN
Secara umum semua organisasi
membutuhkan aliran infromasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam
keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini diatur dan diarahkan dalam
suatu sistem informasi. Sistem informasi berperan dalam proses pengambilan
keputusan operasional harian sampai perencanaan jangka panjang.
Sebelum komputer ada, sistem
informasi sudah menjadi kebutuhan organisasi. Ini berarti sistem informasi
tidak selamanya berbasis komputer. Namun dengan berkembangnya fungsi komputer,
sistem informasi saat ini umumnya didukung penuh oleh komputer. Dengan demikian
istilah sistem informasi lebih sering berarti system informasi berbasis
komputer.
Data/Informasi
sangat diperlukan oleh pihak manajemen dalam upaya untuk mengambil keputusan
yang merupakan bagian yang sangat penting dalam perusahaan. Sumber informasi
yang akurat dan dapat dipercaya bagi pihak pengambil keputusan merupakan hal
terpenting untuk dapat menentukan dan membuat keputusan-keputusan strategis
terhadap langkah apa yang akan ditempuh oleh perusahaan dalam mencapai tujuan.
Perusahaan dapat melakukan
aktivitas operasionalnya dengan baik apabila orang-orang yang ada di dalamnya
saling berinteraksi atau bekerja sama dalam mewujudkan efektivitas sistem informasi
perusahaan. Untuk menciptakan kerjasama yang baik sangat diperlukan komunikasi
karena apabila efektivitas sistem informasi manajemen dapat terwujud maka
dengan sendirinya kerjasama yang baik dapat diciptakan.
Sistem informasi manajemen yang
efektif juga dapat dipengaruhi oleh bentuk atau struktur organisasi yang ada.
Struktur organisasi akan menentukan prosedur dan jalur komunikasi. Efektivitas
saluran komunikasi secara tidak langsung akan dipengaruhi oleh bentuk dan
struktur sistem komando atau jalur penyampaian informasi.
Pengambilan keputusan yang tepat
dan bijaksana adalah bagaimana para pengambil keputusan secara cermat
menetapkan kebijakan strategi yang dipergunakan untuk mencapai tujuan. Strategi
ini adalah telaah kepada alternatif pilihan peluang yang tersedia untuk membuat
keputusan yang tepat dari hasil informasi yang diperoleh oleh pengambil
keputusan.
Sistem Informasi
Manajemen
Untuk membahas kajian tentang
Sistem Informasi Manajemen, maka berikut ini penulis mengutip beberapa pendapat
ahli. Menurut Murdick (1993), sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk
kegiatan atau suatu prosedur/bagian pengolahan yang mencari suatu tujuan atau
tujuan-tujuan bersama dengan mengoperasikan data atau barang pada waktu
tertentu untuk menghasilkan informasi atau energi atau barang. Penekanan
terhadap pengertian sistem ini adalah kepada prosedur pencarian dan pengolahan
untuk dioperasikan menjadi informasi untuk menghasilkan barang dan jasa sebagai
tujuan dari perusahaan.
Menurut Starer dalam
Moekijat(1993), suatu sistem dapat dirumuskan sebagai setiap kumpulan
bagian-bagian atau sub sistem yang disatukan, yang dirancang untuk mencapai
suatu tujuan. Pengertian yang dikemukakan oleh Starer ini juga kalau kita
telaah pada dasarnya mengandung pengertian yang sama terhadap apa yang telah
diungkapklan oleh Murdick tentang sistem.
Untuk mengetahui pengertian
informasi yang dalam hal ini penulis mengutip pendapat ahli, yaitu menurut
Davis (1992) mengatakan, data atau informasi merupakan kelompok teratur, studi
yang mewakili kuantitas tindakan, benda dan sebagainya. Data berbentuk karakter
yang dapat berupa alfabet, angka maupun simbol-simbol khusus.
Data merupakan kelompok teratur
yang representatif terhadap kuantitas tindakan, barang/benda dan sebagainya.
Mewakili kuantitas tindakan bisa juga dimaksudkan bahwa data tersebut merupakan
hasil laporan kerja yang disajikan dalam bentuk laporan dengan karakter
kuantitas atau banyaknya kegiatan ataupun tindakan yang dilakukan dalam
perusahaan. Data atau informasi juga dapat mewakili benda/barang yang disajikan
dalam bentuk laporan (mewakili keadaan benda/jasa)
Kita sering mendengar pengertian
manajemen yaitu secara garis besar manajemen adalah ilmu atau seni untuk
mempengaruhi orang lain agar mau bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan.
Manajemen meliputi Planning, Organizing,Actuating dan Controlling (POAC).
Untuk lebih jelasnya berikut ini akan dikutip pendapat ahli.
Menurut Murdick (1993), manajemen
adalah terdiri dari proses atau kegiatan yang menjelaskan apa yang dilakukan
menggerakkan pada operasi organisasi mereka, yaitu merencanakan,
mengorganisasikan, memprakarsai dan mengendalikan operasi.
Kalau kita perhatikan kajian
tentang manajemen maka kajian tentang manajemen ini tidak bisa terlepas
terhadap keterkaitannya dengan kepemimpinan ataupun pimpinan/manager dalam
perusahaan. Berikut ini akan kita lihat keterkaitan antara kajian manajemen
dengan kepemimpinan. Pimpinan merupakan orang yang berusaha untuk mempengaruhi
orang lain atau memberikan pengarahan kepada orang-orang yang ada dalam
perusahaan untuk mau bekerjasama secara sukarela dalam usaha untuk mencapai
tujuan. Adapun setelah kita ketahui dari pengertian di atas, maka pemimpin
adalah orang yang melakukan kegiatan-kegiatan manajemen yaitu merencanakan,
menggerakkan, mengorganisir, dan mengawasi jalannya seluruh tindakan dalam
perusahaan.
Dari pengertian di atas dapat
disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen adalah seperangkat alat yang
saling menunjang dalam penyampaian data/informasi yang dipergunakan oleh pihak
manajemen yang bertujuan untuk mempergunakan informasi/data tersebut sebagai
acuan dalam pengambilan keputusan untuk dilaksanakan oleh orang lain dalam
mencapai tujuan.
Tujuan
penulisan paper ini adalah membuat summary ihwal delapan kelompok elemen
lingkungan dikaitkan dengan ihwal CBIS (Computer Based Information System) dan
yang kedua Apakah lembaga atau instansi
tempat kita bekerja selama ini sudah memanfaatkan CBIS atau tidak.
2. KAJIAN TEORI
2.1 Delapan
Elemen Kelompok Lingkungan dikaitkan dengan CBIS
Lingkungan
sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan
perusahaan. Lebih jauh lagi perusahaan bahkan meyiapkan strategi yang bertujuan
untuk dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya dengan cara yang
sebaik-baiknya, bahkan pula pola perilaku suatu perusahaan dipengaruhi secara
signifikan oleh lingkungannya, terutama lingkungan eksternal.
Lingkungan
suatu perusahaan tidak persis sama dengan lingkungan perusahaan yang lain.
Namun kita dapat melihat sejumlah kesamaan dari keragaman ini dengan
mengidentifikasi delapan jenis elemen utama yang ada dalam lingkungan semua
perusahaan. Elemen-elemen lingkungan ini adalah organisasi atau individu yang
berada diluar perusahaan dan memiliki pengaruh langsung atau tidak langsung (keterkaitan)
pada perusahaan. Menurut McLeod Jr., Delapan elemen tersebut adalah :
1. Pemasok
2. Pelanggan
3. Serikat pekerja
4. Masyarakat Keuangan
5. Pemilik
6. Pesaing
7. Pemerintah
8. Masyarakat Global.
Perusahaan
dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya ini melalui arus sumber daya,
tetapi tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen
lingkungan. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan semua
elemen tersebut adalah informasi.
Istilah
yang berkaitan dengan lingkungan yang muncul selama akhir tahu 80-an adalah
keunggulan kompetitif (Competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat
dicapai melalui banyak cara, seperti menyediakan barang dan jasa dengan harga
murah, menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, dan memenuhi
kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada bidang komputer, keunggulan
kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan leverage di
pasar. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya
fisik yang lebih unggul saat terlibat persaingan. Sebaliknya sumber daya
konseptual yang unggul – data dan informasi – dapat digunakan sama baiknya.
Manajer menggunakan sumber daya
konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan strategis perusahaan.
Dari
pandangan strategis, suatu produk atau jasa adalah keseluruhan paket barang
secara fisik, layanan pendukung, dan informasi organisasi yang disediakan untuk
menciptakan nilai bagi pelanggannya. Sistem yang dijalankan tidak hanya dalam
lingkup organisasi itu sendiri tapi juga melibatkan pelanggan atau klien, pemasok,
dan pesaing. Strategi dapat berpengaruh luas pada organisasi, pasar atau keseluruhan
industri, Strategi juga dapat digunakan digunakan untuk mendefinisi ulang
(fungsi) organisasi. Suatu sistem informasi bersifat strategik jika sistem itu mampu
mengubah dan mendukung perubahan produk atau jasa, atau cara organisasi itu
bersaing dalam industrinya yang berimplikasi pada perubahan pola perilaku dalam
organisasi tersebut. Keunggulan dalam hal teknologi informasi ini dijadikan
alat untuk memenangkan persaingan atau sebagai pemimpin pasar.
Beberapa contoh mengenai hal diatas
yang dapat diambil adalah; pada pertengahan tahun 80-an, Nokia mengubah basis
usahanya dari perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan dan pertambangan
menjadi perusahaan yang bergerak di bidang telekomunikasi, khususnya telepon
seluler, dan terbukti keputusan tersebut adalah tepat, hingga saat ini Nokia
masih menjadi pemimpin pasar di bidang telepon seluler. Di Amerika, Merril
Lynch menggunakan sistem informasi yang dimilikinya untuk mengubah usahanya
dari bisnis broker ke bisnis jasa keuangan.
Pada
tahun 80-an, State Street Bank and Co. di Boston mengubah usaha bisnisnya dari
pelayanan perbankan tradisional menjadi pengolahan data pelanggan yang diolah
secara elektronis.
Sistem
informasi strategis seringkali mengubah organisasi disamping produk,jasa dan
prosedur internal, yang akhirnya membawa organisasi tersebut kepola perilaku
yang baru. Organisasi dalam hal ini perlu mengubah sistem informasi internalnya
untuk memperoleh manfaat dari teknologi sistem informasi yang baru.
Teknologi
informasi yang dimiliki oleh suatu organisasi dapat merupakan keunggulan
strategis karena teknologi tersebut dapat digunakan untuk memenangkan
persaingan disebabkan manfaat teknologi, pelayanan yang lebih baik kepada
klien. Dengan demikian teknologi informasi merupakan strategi perusahaan untuk
memenangkan persaingan. Teknologi informasi tidak hanya dapat dimilki oleh perusahaan
besar saja tetapi dapat juga dimiliki oleh perusahaan kecil dan menengah. Namun
yang harus diperhatikan adalah pengembangan teknologi informasi dalam
perusahaan harus sesuai dengan rencana strategis organisasi.
Menjelang
pertengahan tahun 80-an konsepsi informasi mengalami perubahan , informasi
telah dianggap sebagai sumber daya strategis, sumber keunggulan yang penting,
atau sebagai alat strategi untuk mengalahkan pesaing.
Konsepsi informasi yang berubah ini
menunjukkan perkembangan dalam teori dan perencanaan strategis. Ada banyak
sebab mengapa organisasi tertarik pada teknologi informasi, antara lain :
1.
Turunnya harga dan semakin banyaknya
tersedia informasi dan teknologi komunikasi sehingga memungkinkan penerapan
teknologi baru.
2.
Manajemen puncak organisasi menjadi
lebih berjiwa wiraswasta, dengan menciptakan kebutuhan akan penggunaan semua
sumber daya organisasi.
3.
Tekanan persaingan dalam dan luar
negeri memaksa organisasi menggunakan berbagai cara untuk memenangkan
persaingan.
4. Keunggulan kompetitif berkaitan erat dengan
kualitas produk dan jasa yang disediakan oleh organisasi.
Intensitas informasi adalah jumlah
ketergantungan dari suatu organisasi/perusahaan pada informasi dan teknologi
informasi.
Ada
tiga hal yang harus diperhatikan oleh sutu oraganisasi dalam mempertahankan
pengaruh teknologi informasi dalam situasi persaingan, ketiga hal tersebut
adalah :
1.
Menduduki terlebih dahulu persaingan (Preemting)
dengan menjadi yang pertama dalam pasar dan dapat menjadi leader dalam
persaingan tersebut.
2.
Menakut-nakuti (Intimidate)
penjiplak (teknologi informasi) dengan melakukan inovasi yang beresiko,
kompleks dan mahal untuk dijiplak.
3.
Mempengaruhi kekuatan organisasi saat
ini dengan teknologi informasi (seperti data yang cukup, ukuran dan biaya
produk/jasa), tidak hanya dengan memperluas wilayah baru.
Ada
dua macam pengaruh penerapan Sistem Informasi terhadap strategi perusahaan yaitu : pengaruh bersaing dan
pengaruh industri. Pengaruh bersaing adalah pengaruh yang secara langsung
berdampak pada kemampuan pesaing.
Kelompok sistem informasi strategis
ini dapat menciptakan aliansi dengan pelanggan. Aliansi tersebut menimbulkan
biaya bagi pesaing baru untuk masik pasar. Misalnya dengan cara memaksa pesaing
menyediakan tampilan tambahan atas produk sehingga pesaing sulit atau
membutuhkan waktu untuk menduplikasi.
Siklus
pengembangan produk Mengurangi penelitian dan pengembangan, produksi dan waktu
distribusi produk Memperkuat kualitas produk Menjadikan produk atau jasa lebih
handal atau lebih cepat diperbaiki atau memperpendek waktu pembuatan produk. Sedangkan
pengaruh industri adalah pengaruh yang secara permanen mempengaruhi sifat
bisnis pada industri tertentu. Pengaruh-pengaruh ini meliputi seluruh industri
tidak hanya hubungan antara pesaing tertentu atau antara pemasok dengan
beberapa pelanggan. Dengan pengaruh terhadap industri, organisasi sangat mungkin
mendefinisikan kembali bisnis atau dapat juga karena adanya kecenderungan
integrasi teknologi informasi dengan produk/jasa.
4. PEMBAHASAN
Tujuan Penulisan Paper ini adalah membuat lembaga/perusahaan/Organisasi tempat kita bekerja selama ini
memanfaatkan CBIS. Berdasarkan landasan teori diatas
didapatkan bahwa Penerapan suatu sistem informasi
dapat dikatakan strategis jika tujuannya memenuhi kriteria sebagai berikut :
1.
Mencapai posisi kepemimpinan dengan
biaya yang rendah.
2.
Menyediakan diferensiasi produk/jasa
dan nilai bagi konsumen yang lebih besar
3.
Menciptakan aliansi antara
perusahaan dan pemasok dan pelanggannya, sehingga mengurangi biaya untuk
pemasok dan menyediakan dukungan khusus bagi pelanggannya.
4.
Mempertinggi nilai suatu produk/jasa
dengan menyediakan tampilan atau dukungan inovatif.
5.
Memungkinkan pertumbuhan pada pasar
yang ada secara geografis atau ekspansi volume.
6.
Membantu mengenalkan suatu produk ke
pasar.
Seperti
telah disampaikan diatas, bahwa organisasi yang berperilaku dalam multi-disiplin
dan memiliki prinsip serta berorientasi pada kinerja individu, bagian dan organisasi
secara keseluruhan akan selalu dipengaruhi secara sigifikan oleh lingkungannya.
Dalam era pasar bebas seperti sekarang ini dimana persaingan antar perusahaan
sudah demikian maraknya, maka pengaruh dari lingkungan dalam hal ini pesaing
dan konsumen telah memaksa organisasi/perusahaan untuk selalu melakukan inovasi
agar mendapat keunggulan kompetitif dalam persaingan, dimana sistem informasi
memegang peranan penting didalmnya. Inovasi yang menggunakan sistem informasi
sebagai input dan kendali, dilakukan atas dasar strategi yang telah disusun,
dibuat dan dijadikan kebijakan oleh perusahaan. Strategi ini seringkali adalah
revisi dari strategi sebelumnya yang akan berimplikasi pada perubahan tujuan organisasi
tersebut, bahkan mungkin dalam tingkat perubahan yang drastis.
Perubahan
tujuan yang drastis telah memaksa organisasi/perusahaan melakukan
penyesuaian-penyesuaian yang berimplikasi pada perubahan pola perilaku
organisai/perusahaan tersebut, dimana perubahan perilaku tersebut dimaksudkan
untuk menunjang perubahan strategi yang bermuara pada perubahan tujuan
organisasi/perusahaan tersebut.
5.
PERCOBAAN DAN HASIL
Apakah
lembaga/perusahaan/Organisasi tempat kita bekerja selama ini memanfaatkan CBIS
atau belum. Jika Ya, mohon jawaban dan jika belum mengapa ?
Penerapan
system informasi berbasis computer di tempat kami bekerja sudah mulai sejak
dipergunakan sejak beberapa tahun silam.
Pengolahan informasi kepegawaian pada awalnya hanya sebatas menggunakan
computer yang masih berdiri sendiri, belum terhubung kedalam suatu jaringan
yang berbasis computer. Informasi yang dihasilkan pada saat itu masih
------------------------------------
Proses
memperoleh data dan informasi yang digunakan dalam penulisan paper ini dengan
langsung turun ke lapangan atau langsung melihat dan melihat seberapa jauh
penerapan CBIS ini guna menunjang system informasi dibidang kepegawaian.
Dari
hasil pengamatan secara langsung didapatkan berbagai data awal yaitu pada
bagian hasil penelitian. Data awal yang diperoleh antara lain :
1.
Hardware
Meliputi
:
1. Server
(Komputer Induk) :
1 unit
2. Workstation/Client : 5 unit
3. Switch/Hub. : 1 unit
4. Printer
:
2 Unit
5. Scanner : 1
unit
6. Ups :
5 unit
2.
Software
1. Program
aplikasi berbasis WEB
2. Basis
Data menggunakan PHP dan MSQL
3.
Security ( Login & Activity Log)
Mempunyai tingkat sekuritas dalam mengakses aplikasi, dimulai dari login dan
password untuk setiap user dan akan merekam setiap aktivitas yg dilakukan oleh
user tersebut.
4.
One
application for all region ( Multiple User)
Aplikasi dapat diakses secara simultan tanpa mengalami gangguan pada database,
aplikasi yang digunakan sama walau digunakan di terminal yang berbeda.
5.
Changeable themes
Gambar Logo beserta detil identitas dapat diganti sesuai dengan selera
masing-masing daerah.
6.
Windows
Platform Compatible
Format penggunaan terbuka untuk platform sistem operasi windows.
7.
Easy to learn
& Implement
Mudah dimengerti dan digunakan. Tidak sulit dalam melakukan proses instalasi
aplikasi di setiap terminal.
8.
Database
Mysql
Stabil, Multiuser, Performa tinggi, sekuritas dan skala besar.
9.
Client-Server Support
Mendukung Komunikasi Data Multi Terminal Sehingga dapat di impelentasikan pada
jaringan komputer lokal ( LAN)\
6. PENUTUP
Telah
terbukti, perusahaan yang mampu memanfaatkan dengan maksimal sumber daya
strategis lewat sistem informasinya akan dapat beradaptasi dengan baik dengan
lingkungannya beserta seluruh dinamika yang ada. Sistem informasi sebagai
sumber daya strategis memegang peranan yang signifikan dalam memberikan masukan
dan feedback bagi perusahaan untuk merumuskan kembali tujuannya yang
berimplikasi pada perubahan strategi dan perilaku organisasinya.
7.
DAFTAR PUSTAKA
Debby Ratna
Danie dan Wiwik Supratiwi (2005). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta
http://journal.amikom.ac.id/index.php/informatika/article/download/62/8
http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/KonsepSI.pdf
http://www.ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/teguh-cbis-03.zip
McLeod, Raymond, Management Information
System, 7th ed., Prentice Hall, New Jersey, 1998.